HyCARE ambulant

Die ambulante Pflegesoftware von HyCARE passt sich Ihren unterschiedlichsten Bedürfnissen an. Dies geschieht in drei Ausbaustufen. Von der einfachen Verwaltung der Daten und Abrechnung über die integrierte Dienst- und Einsatzplanung bis hin zur Nutzung der mobilen Zeit- und Leistungserfassung.

EINFACH ABRECHNEN UND VERWALTUNG OPTIMIEREN

HyCARE ambulant richtet sich in der Basisversion an Pflegeeinrichtungen, die den Einstieg in
ein Managementinformationssystem suchen oder Ihre Abrechnungen an ein Rechenzentrum ausgelagert
haben. Dafür bietet Ihnen HyCARE ambulant eine leistungsfähige Stammdatenverwaltung sowie ein flexibles Abrechnungsmodul, welches sämtliche Abrechnungsvarianten aller Bundesländer beherrscht. Die Abrechnungsdaten werden dann entweder an die Krankenkassen (DTA), an die jeweilige Finanzbuchhaltung (FiBu, Steuerberater) oder an das jeweilige Rechenzentrum (RZH, AS Bremen, BFS) übergeben.

Planen mit der Einsatzplanung und die Abrechnung auf Knopfdruck erledigen.

Mit HyCARE ambulant verwalten Sie Ihre Personalressourcen effizient transparent. Mit der Dienstplanung können Sie schnell und übersichtlich alle Dienste, Urlaube und Dienstarten verwalten. Hierbei helfen Ihnen Arbeitszeitkonten, die Arbeitszeiten und Überstunden im Blick zu behalten. Mit der integrierten Tourenplanung / Einsatzplanung planen Sie Ihre Einsätze wie einst an der Stecktafel.Sie sehen, wie wirtschaftlich Ihre Touren geplant sind und selbstverständlich kann MS-MapPoint Ihre Tour für Sie optimieren und grafisch darstellen. Das Highlight dabei ist die enge Verknüpfung mit der Abrechnung.

Zitat einer Kundin aus Berlin:
„Ich mache mittlerweile für 60 Patienten die Tourenplanung komplett alleine und dann folgt am zweiten oder ersten des Folgemonats die gesamte Abrechnung innerhalb von zwei Stunden.“

EFFIZIENT UND MODERN MIT DER MOBILEN ZEIT- UND LEISTUNGSERFASSUNG

Mit der dritten Ausbaustufe durch unsere mobile Zeit- und Leistungserfassung, HyCARE smart und HyCARE smart:office nutzen Sie das komplette HyCARE-System perfekt. Sie sparen dabei im Büro die lästige Nacharbeit der Tourenpläne und durch die Weitergabe der Daten aus der Dienstplanung an Ihr Lohnprogramm sparen Sie auch hier im Backoffice noch einmal mehr Zeit ein.

Systemvoraussetzungen
HyCARE Modulübersicht

UNSERE LEISTUNGEN 

  • Interessentenverwaltung mit Angebotserstellung
  • Freie Adressverwaltung, d.h. Anlegen von beliebig vielen selbst definierbaren „Karteikästen“
  • Umfangreiche Filterfunktionen, Stammdatenlistendruck
  • Bewilligungs- und Verordnungsverwaltung
  • Checklisten für Mitarbeiter und Kundenaufnahme
  • Fuhrparkverwaltung

 

LEISTUNGSUMFANG 

Leistungsnachweise
Die Leistungsnachweise werden an die individuellen Ansprüche angepasst, z.B. kann die Abtretungserklärung mitgedruckt werden. Sie erhalten die Möglichkeit eine statistische Auswertung über das Kürzelverhalten ihrer Mitarbeiter zu erstellen.
Wenn Sie HyCARE ambulant in Kombination mit der innovativen mobilen Zeit- und Leistungserfassung HyCARE smart nutzen, können Sie den Leistungsnachweis auch elektronisch kürzeln und ausdrucken lassen. Diesen Leistungsnachweis legen Sie dem Patienten am Monatsende komplett aktuell, lesbar und mit Mitarbeiterkürzeln zur Unterschrift vor. Mittels NFC-Technologie stellt HyCARE garantiert sicher, dass mobil erfasste Leistungen auch beim Pflegekunden erbracht worden sind.
Einfacher, schneller und sicherer geht es nicht.
Leistungsnachweis mit Abtretungserklärung
Leistungsnachweis mit Kürzeln
Angebote
Die Angebotserstellung und Bedarfsermittlung erfüllt mehrere Aufgaben. Zunächst können Sie hier erstmals eine Übersicht über den erforderlichen Pflegeaufwand bekommen und die Anforderungen im nächsten Schritt verschriftlichen, als Grundlage für das Gespräch mit den Kunden. Daher können Sie Angebote speichern und für eine spätere Verwendung aufrufen. Die Bedarfsermittlung hat auch die Aufgabe eines Vorabcontrollings. Durch die Verknüpfung mit Ihrem Leistungskatalog und den hinterlegten Punktwerten etc. bekommen Sie sehr schnell eine Übersicht über den zu erwartenden Gewinn/Verlust. Die hier aufgenommenen Leistungen können direkt in die Einsatz- und Personalplanung einfließen. Erneute Eingaben werden somit überflüssig
HyCARE kalkuliert Ihnen aufgrund der jeweiligen Anzahl und der Preise der Leistung die entsprechende Angebotssumme. Bei vorhandener Pflegestufe wird ebenso automatisch die Kappung berücksichtigt. Die Kappungsgrenze können Sie über die Auswahl einer geeigneten Pflegestufe beeinflussen oder manuell eine andere Kappung eingeben, z.B. die Monats- oder Jahressätze der Budgets im SGBXI-Bereich.
AngebotBedarfsermittlung
Leistungsverzeichnisse
Damit Sie die Gestaltung der Abrechnung und das Abrechnungsverhalten den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens anpassen können, bietet HyCARE Ihnen eine Vielzahl von Optionen, die zum größten Teil aus den Wünschen unserer Kunden hervorgegangen sind.

Im Leistungsverzeichnis lassen sich jegliche Leistungen aus SGB V, SGB XI und SGB XII, sowie frei definierbare Leistungen hinterlegen. Die Anzahl der Leistungen, welche sie einpflegen möchten, ist unbegrenzt. Es lässt sich individuell gestalten und jederzeit anpassen. Sie verfügen selbst über die Einstellungen der einzelnen Leistungen. Für automatisierte Funktionen der Leistungen in der Abrechnung, können Sie sogar Abrechnungsregeln frei definieren. Sie bestimmen, wie Ihr Leistungsverzeichnis funktionieren soll.

Flexibles Abrechnungssystem für ganz Deutschland
  • Flexibles und leistungsfähiges Abrechnungsmodul für alle Bundesländer
  • Stunden- und minutengenaue Abrechnung (PNG)
  • Alle Abrechnungskombinationen und Deckelungen
  • Mächtige, selbst konfigurierbare und programmierbare Abrechnungsregeln
  • Eigenanteilsrechnung / Eigenanteilshistorie
  • Beihilfeabrechnung (maximaler oder prozentualer Betrag)
  • Sammelrechnungen
  • Privatabrechnung mit Zu- oder Abschlag
  • Individuelle Höchstgrenzen für Rechnungsbeträge
  • Investitionskostenabrechnung in allen bekannten Varianten
  • Tägliche Punktbegrenzung für Sozialamtsrechnung
  • Rückberechnung
  • Frei definierbare Leistungsverzeichnisse
  • Preislisten mit individuellen Tarifen für Kostenträger, Kostenträgergruppen und Patienten
  • Erlösvorkalkulation und –vorschau, Probeabrechnung
  • Automatische Fibu-Vorbuchung
  • Speicherung der Originalrechnungen in diversen Formaten
  • Abrechnung von frei erfassbaren Leistungen unabhängig vom Leistungsverzeichnis
Ausgansrechungsbuch und Offene-Posten-Verwaltung
Die Rechnungen werden in das in HyCARE ambulant integrierte Ausgangsrechnungsbuch durchgeschrieben. Hier erhalten Sie einen Überblick über die ausstehenden Zahlungen. Frei definierbare Mahntexte und die individuelle Entscheidung, ob sie Mahngebühren oder Verzugszinsen berechnen, sind bei uns Standardleistungen. Ebenso können Sie eine Lastschriftdatei (LST-Datei) erzeugen, die Sie dann an Ihr Bankprogramm übermitteln. Der Import und Export von Zahlungseingängen von DATEV, sowie aus den Abrechnungszentren RZH, BFS und AS Bremen ist zur einfachen Bearbeitung aller Zahlungsvorgänge innerhalb von HyCARE ebenso problemlos möglich. Ein komfortables Filtersystem ermöglicht Ihrer Buchhaltung einen schnellen, umfassenden Überblick über sämtliche Rechnungsvorgänge und Umsätze Ihres Pflegedienstes. Überweisungsträger, zur Anlage an Privatrechnungen, können direkt aus HyCARE ambulant bedruckt werden.
Pflegedokumentation
Einfach ausdrucken: einfach Geld sparen.
 
Sie haben zwei Möglichkeiten mit der Pflegedokumentation in HyCARE umzugehen:
 
1. Sie arbeiten mit unseren Standardformularen, die wir gerne individuell anpassen. Die Formulare erstellen wir mit List & Label.
2. Sie greifen auf Ihre eigenen Dokumente, die Sie selbst in Word oder Open Office erstellt haben, zu.
Wunddokumentation

 
Unser Standard-Formularsatz umfasst ca. 45 Dokumente und wird ständig aktualisiert und erweitert.
 

Wir nennen unseren Ansatz der Pflegedokumentation halbautomatisch. Halbautomatisch bedeutet, dass Ihre pflegerischen Mitarbeiter grundsätzlich eine handschriftliche Dokumentation beim Patienten verfügbar haben. Darüber hinaus ist die Dokumentation und eine Auswertung der Daten mit HyCARE auch elektronisch möglich. Beispiele sind die Wunddokumentation, der Medikamentenplan, die Pflegeplanung, auch nach dem Modell der Entbürokratisierung in der Pflege (SIS).
SIS Formular der Projektgruppe zur Entbürokratisierung in der Pflege
Pflegeplanung / Maßnahmenplanung
Neben der herkömmlichen Planung, die mit freidefinierten Items arbeitete, so dass Sie Ihr Pflegemodell selbständig anpassen konnten (AEDL, ATL, Orem (…)) geben wir Ihnen die Möglichkeit nach dem der neuen Maßnahmenplanung nach SIS bzw. der neuen Entbürokratisierten Pflegeplanung zu arbeiten.
Weitere Informationen zu SIS
Pflegemanagement
Das Pflegemanagementsystem in HyCARE umfasst ein elektronisches Übergabebuch inklusive Beschwerdemanagment, Wund- und Schmerzdokumentation, Risikoskalen sowie eine Medikamentenverwaltung mit Bestellsystem. Die Vitaldatenerfassung ist neben der manuellen Eingabe in HyCARE auch direkt beim Kunden vor Ort mittels unserer mobilen Zeit- und Leistungerfassung HyCARE smart möglich.
Schnittstelle zur Telefonanlage
Sie möchten einen Patienten, Lieferanten, Mitarbeiter, Angehörigen oder wen auch immer Sie in HyCARE hinterlegt haben anrufen. Hören Sie auf die Nummer am Telefon zu wählen – drücken Sie einfach auf das Telefonsymbol in HyCARE und die Verbindung wird hergestellt. Damit das funktioniert muss Ihre Telefonanlage „TAPI-fähig“ sein.
Stammdatenverwaltung
Für die Verwaltung und Organisation Ihres Pflegedienstes bietet die Pflegesoftware von HyCARE diverse Möglichkeiten. An dieser Stelle nennen wir Ihnen nur ausgewählte Beispiele aus der umfangreichen Werkzeugsammlung:

  • Verordnungsmanagement mit Bewilligungslisten nach unterschiedlichen Sortierungskriterien, z. B. nach Ärzten
  • Wiedervorlagesystem, eine nach Stichworten sortierbare Historie mit Terminplanung
  • Checklisten für Neuaufnahmen und Mitarbeitereinstellungen
  • Interessentenverwaltung mit Angebotserstellung und Kalkulation und Hinterlegung der Verträge
  • Listen- und Etikettendruck sowie Serienbrieffunktionen natürlich mit einer Anbindung an Word, Open Office oder den Export zu Excel
  • Elektronische Patientenakte (wichtig z.B. für Dokumente, die vom Bewohner eingescannt und hinterlegt werden)
Mitarbeiterverwaltung und Lohnschnittstelle
In der Mitarbeiterverwaltung sehen Sie die Arbeitszeitkonten, die Abwesenheiten und eine Historie, die außerdem mit dem Beschwerdemanagement verknüpft ist. Ihre Mitarbeiter vereinbaren mit Ihnen individuelle Zeiten, in den sie Ihnen zur Verfügung stehen? Kein Problem mit HyCARE: Es können Arbeitszeitmodelle automatisch in den Dienstplan übernommen werden. Unsere Mitarbeiterverwaltung bietet Ihnen die Übersicht, ob der aktuelle Pflegeauftrag auch dem Zeitbudget der Tour, dem Mitarbeiter oder der gesamten Mitarbeiterschaft entspricht.
Fuhrparkverwaltung
Fuhrpark Stammdaten
In den Stammdaten steht eine ausführliche Karteikarte zur Verwaltung Ihres Fuhrparks zur Verfügung. Sie ist die Basis für die Zuordnung der Fahrzeuge zu den verplanten Touren.

 
 
 
 
 
Die Fuhrparkkosten werden in den Pflegediensten oftmals etwas stiefmütterlich behandelt. Dabei nehmen sie bis zu 15 Prozent der gesamten Betriebskosten ein.
In der Finanzbuchhaltung werden diese Kosten oft nicht transparent dargestellt, da Buchungen für Fuhrparkkosten nicht so häufig vorkommen. Insofern bleibt es den Pflegediensten nicht erspart die Kosten wie Leasing, Kaufpreis, Versicherung, Steuern, Benzin, Wartung und Pflege selber in Listen zu addieren.
HyCARE bietet Ihnen übersichtliche hierfür Masken und Auswertungen, so dass Sie den Anforderungen Ihres Controllings, bzw. den Beratern spielend leicht gerecht werden können.
Herr Wißgott hat in der CAREkonkret Ausgabe 50, 12.12.2014 auf der S. 15 festgestellt, dass ein guter Wert bis zu neun Prozent Kosten sind, mehr als 12 Prozent sind als kritisch zu bewerten. Die Summe der Fuhrparkkosten sollte ins Verhältnis zum Umsatz gerechnet werden.
Sein Tipp ist es den tatsächlichen Kosten dann die Einnahmen durch die Wegepauschalen gegenüber zu stellen, allerdings gehören hier dann auch die Kosten für die Mitarbeiter dazu. Bitte beachten Sie dass die Abschreibungs- und Leasingkosten in den Bereich der Investitionskosten gehören, empfiehlt Ralf Wißgott weiter.
Unternehmens­beratung Wißgott – Fachberatung für Pflegeeinrichtungen

Formulareditor
Ein Formular kann als eine Vorlage verstanden werden, welche keine Daten enthält. In unseren Vorlagen sind jedoch bereits alle Informationen darüber enthalten, wo z.B. die Adresse oder das Firmenlogo stehen soll. Wenn Sie innerhalb von HyCARE drucken möchten, dann werden zunächst die Daten gesammelt und dann das Formular mit diesen Daten befüllt. Beides zusammen ergibt den Ausdruck.

Formular, Listen und die Vorschau werden mittels „Report Generator“ erzeugt. HyCARE wird Ihnen daher mit dem List&Label Designer von Combit ausgeliefert. Die umfangreichen Möglichkeiten machen dieses externe Modul zur richtigen Wahl für HyCARE. Die Feature-Liste werden Sie an einigen Stellen im Programm wiedererkennen. Fortgeschrittene Anwender von HyCARE werden die vielfältigen Möglichkeiten zu schätzen wissen.

Features des List&Label Designers

  • Reports, Berichte und Listen
  • Diagramme solo oder in Kombination (Möglich sind Balken, Torten, Linien, gestaffelt, gestapelt, usw.
  • Formulare und Karteikarten
  • Interaktive Formulare ermöglichen Eingaben in der Druckvorschau
  • Etiketten inkl. Barcodes und Grafiken.
  • Serienbriefe ohne Textverarbeitung
  • Export und Konvertierung zu diversen Dateiformaten
Statistiken und Controlling

HyCARE bietet umfangreiche Auswertungen und Controlling-Kennziffern, mit deren Hilfe Sie Ihr Unternehmen steuern können. Da die Statistikwünsche der Pflegedienstverantwortlichen so vielfältig wie die Unternehmen selber sind, sind über die vielen Jahre, die HyCARE von den Pflegeeinrichtungen genutzt wird, ein bunter Strauß von Auswertungen entstanden. Die Pflegesoftware von HyCARE hat von der einfachen Liste bis hin zu komplexen Kennziffern alles im Angebot.

Mit dem HyCARE-Reportcenter steht Ihnen ein Tool zur Verfügung, dass es möglich macht, sich die individuell gewünschten Statistiken und Kennziffern der Geschäftsführung, der Pflegedienstleitungen, des Qualtitätsmanagements und die der Controlling-Berater (mal sind es die wichtigsten 5, denn wieder die wichtigste 10 Kennziffern) nach selbst definierten Gruppen oder Themen zusammenzustellen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie immer die gleiche Auswertung zum gleichen Zeitpunkt erhalten. Selbstverständlich werden diese Auswertungen als PDF oder als Excel-Tabelle direkt an die hinterlegten Adressaten versendet. Die Unternehmensberater, wie beispielsweise Herr Siesegger, empfehlen einen Jour fixe zur Erstellung der Statistiken zu definieren. Mit dem HyCARE-Reportcenter ist dies ein Kinderspiel.

HyCARE ReportCenter

Wirtschaflichkeitsbetrachtungen

„Erlösorientierte Einsatzplanung“ oder „Gemischtwarenhandel“, wie Herr Heiber es immer wieder in seinen Ausführungen postuliert. Die beiden eher philosophischen Ansätze von Seiber und Siesegger zur Betriebsführung stehen sich relativ unversöhnlich gegenüber. Sie müssen entscheiden, welchen Ansatz Sie für ihr Unternehmen für richtig erachten. Wir denken, es ist eher so, dass man beides im Blick haben sollte. Sympathischer sowie kunden- und mitarbeiterfreundlicher ist es, die Gesamtheit des Betriebes zu betrachten und es damit zuzulassen, dass man auch defizitäre Patienten/ Einsätze/ Touren hat und damit eher das Bild des „Gemischtwarenladens“ zu verfolgen. Pflegedienste finanzieren sich aus unterschiedlichen Kostenträgern und unterschiedlichen rechtlichen Bedingungen. Danach gibt es Unternehmensbereiche, die besser laufen und andere eben schlechter. Die betriebswirtschaftliche Literatur spricht im Rahmen einer Portfolioanalyse von „Cash Cows“. Auch der Gesetzgeber spricht von einer wirtschaftlichen Betriebsführung, die durch die Vergütungen erzielt werden muss. Wir denken auch dieses Konzept ist menschlicher für den Kunden und auch für den Mitarbeiter, denn im Verlauf einen „Pflegelebens“ kann auch ein anfangs höchst profitabler Patient Phasen der Ineffizienz haben, und dann? Das gleiche gilt für Mitarbeiter.
Dagegen steht das Konzept der erlösorientierten Einsatzplanung, hiernach richtet sich die Einsatzdauer konkret nach dem abzurechnenden Umsatz des Einsatzes und der Kosten des Mitarbeiters für jeden Einsatz. Die Pflegekunden bekommen also nicht die Pflege, die Sie benötigen, so wie die Pflegeversicherung es auch vorsieht, deshalb werden Leistungskomplexe verhandelt und nicht die Zeiteinheiten.
Die Pflegedienstbetreibenden haben nun das Problem, dass Sie mit beiden Ansätzen konfrontiert werden und im Prinzip beides im Blick haben müssen. Dabei hilft HyCARE mit seinen Kennziffern und berät Sie, wie Sie zu den Zahlen kommen. Wir zeigen Ihnen, ab wann sie zu einem Pflegekunden Geld hintragen und wo Geld verdient wird. Ebenso bei den Mitarbeitern. Sie können selbstverständlich die Rentabilität der Tour betrachten und die Gesamtheit des Einsatzplanes.

Kostenstellenrechnung

Pflegedienste finanzieren sich aus unterschiedlichen Kostenträgern und unterschiedlichen rechtlichen Bedingungen. Daraus ergibt sich als Konsequenz für die betriebswirtschaftliche Führung, dass Sie eine Kostenstellenrechnung benötigen. Die Kennzahlen müssen nach Kostenstellen aufgebaut sein. Kostenstellen sind SGB V, SGB XI (schon alleine deshalb, da Sie nach dem Versorgungsvertrag her „eine selbständig wirtschaftende Einrichtung“ darstellen müssen. Für HyCARE als Softwarehersteller heiß dass, dass die Erträge getrennt erhoben werden müssen.

 

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