HyCARE Tourenplanung / Bezugspflege

Modul für ambulant / stationär / hospiz / intensiv

Die ergebnisorientierte Tourenplanung ist der Kernprozess des Tagesgeschäftes eines ambulanten Pflegedienstes, deshalb ist es wichtig an diese Aufgabe gut strukturiert heranzugehen. Das haben wir uns exakt zum Ziel gesetzt. Da Pflegedienste jedoch unterschiedliche Arbeitsweisen haben, ist eine gewisse Flexibilität in der Tourenplanung zwingend erforderlich. Einfache Lösungen sehen vielleicht im ersten Moment gut aus und sind bei einer Kaufentscheidung durchaus verführerisch, aber später fehlen Ihnen dann die individuellen Möglichkeiten bei der Planung und die anfangs gewünschte Einfachheit wird zu einem quälenden Korsett.
 
Die Besonderheit der Tourenplanung von HyCARE ist ihre Flexibilität und ihre Integration: Die Flexibilität wird durch verschiedene Anzeigeformen, unterschiedliche Planungsperspektiven sowie einer individuellen Vorgehensweise in der Bearbeitung erreicht.
 
Tourenplanung beinhaltet immer auch die Prüfung auf Wirtschaftlichkeit der jeweiligen Tour. Ein wesentliches Steuerungselement für die Rentabilität sind die Wegezeiten. Leider passiert es schnell, dass durch ungünstige Wege die positive Kostendeckung der Tour aufgezehrt wird. HyCARE hilft Ihnen an dieser Stelle durch eine klare geographische Orientierung und deren Überprüfung mittels eines integrierten Routenplaners, bei uns Microsoft-MapPoint.

Stecktafel
Dies ist eine Ihnen vertraute Ansicht der Einsätze. Es ist die grafische Darstellung Ihrer Stecktafel.
Tagesstecktafel
Wochenansicht
In der Wochenansicht sehen Sie alle Einsätze des Mitarbeiters. Diese verteilen Sie schnell und präzise durch einfaches Verschieben per Maus, so wie Sie bisher die Kärtchen an Ihrer Tafel umgesteckt haben.
Soll-Ist-Abgleich der Tourenplanung
Die Ist-Kontrolle der Planung ist ein wesentlicher Bestandteil der Aufgaben der Einsatzleitung. Abweichungen von der Planung sind normal und müssen zur Kenntnis genommen werden. Denn sie liefern nicht nur Ergebnisse für die Kostenträger- und Mitarbeiterabrechnung und das Controlling, sondern auch für die Qualitätssicherung.
Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten zur Ist-Erfassung
Die ausgedruckten Tourenpläne werden von den Mitarbeitern vor Ort fortlaufend bearbeitet. D.h.: die richtigen Zeiten werden aufgeschrieben, Leistungen hinzugefügt oder gestrichen und Bemerkungen erfasst. Im Büro müssen die Zeiten dann  händisch in die Software eingepflegt werden.

Um diesen Prozess zu automatisieren, nutzen Sie deshalb unsere mobile Zeit-und Leistungserfassung HyCARE smart.

Tour verteilen
Bezugspflegeplanung als Alternative?
In der Bezugspflegeplanung werden dem Pflegekunden die Mitarbeiter fest zugeordnet oder er wird von einem definierten Team versorgt, je nach Umfang der Pflege. Aus der Perspektive der Mitarbeiter erscheint die direkte Zuordnung erstrebenswert, schafft sie doch klare Verhältnisse. Jeder weiß, wer für wen verantwortlich ist. Aber im Bereich des klassischen ambulanten Pflegedienstes werden Probleme bezüglich der Effizienz der Wegezeiten entstehen, denn aus einer ehemals vernünftigen Planung entsteht im Zeitverlauf eine Planung, die einem Flickenteppich gleicht. Das zweite Argument gegen die reine Bezugspflege ist, dass es auch für den Patienten besser ist, wenn auch mal ein anderer Mitarbeiter nach ihm sieht. Das Stichwort ist hier Betriebsblindheit, denn professioneller Abstand und Nähe sollten in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein Team von 3-4 Mitarbeiter/-innen eine Tour gut versorgen kann. Kombiniert man die Tourenplanung mit der Teamfunktionalität in HyCARE, dann hat man eine effizient geplante Tour und trotzdem die Kontinuität der Mitarbeiter.
Wir empfehlen letzteren Weg als eine Kombination aus beiden Welten der Planung.
Umgang mit den Fahrzeiten / Wegezeiten?
Zu diesem Thema gibt es in HyCARE vier Planungsalternativen:
• Individuelle Zeiten
• Standardzeiten
• Zeiten werden von dem integrierbaren Routenplaner (MS MapPoint) errechnet
• Echtzeiten aus der mobilen Lösung HyCARE smart.

Da pauschale Wegezeiten höhere Kosten verursachen, empfehlen wir die Planung der Wegezeiten mittels des Routenplaners und anschließend die Ist-Zeitenerfassung mittels HyCARE smart. Wegezeiten lassen sich auch verkürzen, indem die Mitarbeiter direkt von zu Hause zum ersten Kunden fahren. Dann ist der Arbeitsbeginn beim ersten Kunden. Wegezeiten und auch Organisationszeiten sind immer wieder zu optimieren und zu überprüfen.

Tour mit MapPoint visualisieren
Controlling
HyCARE beantwortet Ihnen die zentralen unternehmerischen Fragen auf einen Blick: sind Ihre Mitarbeiter ausgelastet, die geplanten Touren rentabel und wer sind Ihre defizitären/lukrativen Pflegekunden.
Diese „Deckungsbeitragsrechnung“ zieht sich durch unser gesamtes Programm. Wir kalkulieren den Einsatz bei der Angebotserstellung, die Tour in der Tourenplanung und den Pflegekunden, den Mitarbeiter oder den gesamten Betrieb im Controlling. Die Erlöskalkulation berücksichtigt die unterschiedlichen Mitarbeiterbeschäftigungsverhältnisse und ist individuell einzustellen. So haben Sie die Grundlagen für eine leistungsorientierte Vergütung gelegt.
Funktionsumfang

  • Automatische monatsbezogene Dienstplanung
  • Automatische Planung mit Standardleistungen
  • Einsatzlängenberechnung
  • Bezugspflege und Tourenplanung
  • Soll-/Ist-Vergleich
  • Kontrolle für nicht verplante Einsätze
  • Erlösvorschau
  • Kürzelkontrolle
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